Sæsonen for elever og lærlinge er over os
September måned er ofte den tid på året, hvor de unge erhvervsstuderende spændte og forventningsfulde begynder at ramme de danske arbejdspladser – klar til at prøve deres færdigheder af i praksis.
Derfor er det også nu, vores jurister modtager rigtig mange spørgsmål fra arbejdsgivere omkring elever og lærlinge og deres særlige rettigheder i forhold til ferie. Så lad os svare på de oftest stillede spørgsmål og tage dig igennem reglerne i blogindlægget her.
Vent lidt – hvornår er man egentlig elev eller lærling?
Ja, lad os starte fra bunden. Elever og lærlinge er omfattet af erhvervsuddannelsesloven. De er nemlig stadig under uddannelse, når de arbejder hos dig.
Et elev-/lærlingeforhold er kendetegnet ved, at der veksles mellem perioder med undervisning på en erhvervsskole og perioder med arbejde hos en virksomhed. Uddannelsen retter sig imod et bestemt erhverv, og der underskrives en uddannelsesaftale mellem eleven/lærlingen og virksomheden.
Hvor meget ferie har elever og lærlinge?
Elever og lærlinge har ligesom alle andre medarbejdere ret til 5 ugers betalt ferie pr. ferieår. Ferien skal på samme måde afholdes inden for ferieafholdelsesperioden, som går fra den 1. september til den 31. december året efter.
Hvordan tildeles elever og lærlinge ferie?
Ja, se, det er her, reglerne adskiller sig fra dine andre medarbejdere. Elever og lærlinge får nemlig allerede adgang til at afholde betalt ferie fra første arbejdsdag. De skal altså ikke vente på, at de optjener ferien løbende, ligesom andre lønmodtagere. “Betalt ferie” betyder, at de holder ferie med løn og ferietillæg. Hvor mange dage de får “tildelt”, er dog afhængigt af tidspunktet på året, de starter i lære. Lad os forklare:
En elev eller lærling får de første to ferieår af deres uddannelse “tildelt” 25 betalte feriedage på én gang. Det sker, når der tages hul på et nyt, helt ferieår – altså den 1. september.
Bliver eleven/lærlingen ansat den 1. september, får hun/han altså 25 betalte feriedage. Easy peasy.
Ansættes eleven “skævt” i ferieåret – altså på alle andre dage end 1. september – skal eleven tildeles ferie i det første ferieår efter en klar fordelingsnøgle. Når eleven/lærlingen herefter rammer den 1. september første og anden gang, “tildeles” hun/han 25 feriedage igen. Efter de første to hele ferieår optjener vedkommende ferie fuldstændig ligesom alle andre lønmodtagere.
Se fordelingsnøglen i skemaet nedenfor:
Hvad hvis eleven/lærlingen har feriegodtgørelse med fra et tidligere job?
Feriegodtgørelse optjent før elevansættelsens påbegyndelse kan modregnes i den tildelte løn under ferie, hvis feriegodtgørelsen er optjent i samme ferieår som den tildelte ferie.
Hvordan opgør jeg elevens/lærlingens feriegodtgørelse?
Udbetaling af feriegodtgørelse er kun relevant, når eleven stopper – altså enten hvis eleven fratræder undervejs, eller når eleven bliver færdiguddannet.
Her spiller de almindelige regler for optjening af ferie alligevel lidt ind. Optjening af feriedage med 2,08 dage pr. måned kører så at sige i baggrunden af elevens forløb, når du skal opgøre feriegodtgørelse.
Sådan gør du:
- Når du siger farvel til eleven, tjekker du hvor mange af sine tildelte feriedage i det givne ferieår, eleven har brugt, fx 5 dage.
- Så kigger du på, hvor mange feriedage, eleven reelt har optjent (2,08 dage pr. måned) i samme periode, fx 10,4 dage.
- Du trækker de afholdte feriedage fra dette tal, og du anviser differencen (hvis der er nogen) til FerieKonto. I dette eksempel anviser du altså de 5,4 feriedage, der er til rest (10,4 minus 5).
Hvad hvis eleven/lærlingen er endt med at afholde mere ferie, end der reelt var optjent?
Ja, det er her, det er en fordel at være elev eller lærling. Når eleven/lærlingen får tildelt 25 betalte feriedage, kan vedkommende i princippet nå at afholde alle 25 dage uden garanti for, at eleven/lærlingen arbejder hos jer året ud.
Hvis eleven fx starter den 1. september og får tildelt 25 feriedage, kan det være, at I aftaler, at eleven afholder to ugers efterårsferie i oktober. Herefter kan det være, at eleven opsiger sin stilling hos jer, eller I opsiger eleven inden for prøveperioden. Eleven har i eksemplet her på lovlig vis afholdt 10 betalte feriedage, selvom hun/han reelt kun har nået at optjene 4,16 betalte feriedage i sine to måneder hos jer.
Det er så at sige “bare ærgerligt” for arbejdsgiveren, da det netop er elevens ret at afholde ferien, før den er optjent. Dog skal I selvfølgelig ikke afregne de sidste 15 dage, som var “tildelt” ved ansættelsens begyndelse, eftersom de ikke vil være optjent.
Hvad med overenskomsten?
Reglerne i guiden her gælder kun for de 5 ferieuger, der er reguleret af ferieloven.
Det er laveste fællesnævner, så hvis den overenskomst, som eleven eller lærlingen er omfattet af, siger noget andet, er det naturligvis det, der gælder – ligesom at vedkommende måske også har ret til fx feriefridage, omsorgsdage eller andet, der kunne følge af overenskomsten eller personalehåndbogen.
Hvordan håndterer jeg elever/lærlinges ferie i lønsystemet?
Er du kunde i DataLøn, kan du her finde en guide til, hvordan du helt konkret håndterer elever og lærlinges ferie i systemet. Har du spørgsmål, er du som altid velkommen til at kontakte Customer Success på 72 27 90 90.
Hvad hvis jeg stadig har spørgsmål til reglerne?
Så er du naturligvis velkommen til at kontakte DataLøns jurister og bede om rådgivning på telefon 72 27 90 16 eller HRjura@visma.com.
