I blogindlægget her guider vi dig gennem reglerne for restferie, og hvordan du bedst planlægger ferieårets og ferieafholdelsesperiodens afslutning.
Ferieåret lakker mod enden – dét skal du huske
Da vi nærmer os ferieårets afslutning, er det vigtigt at begynde planlægningen af medarbejdernes restferie. Ferieoptjeningsåret slutter den 31. august, og derfor bør I allerede nu få planlagt afholdelse af de sidst optjente dage. De 20 direktivbeskyttede feriedage skal nemlig afholdes, inden ferieperioden slutter den 31. december.
5. ferieuge skal som udgangspunkt udbetales til medarbejderen efter 31. december og inden ultimo marts, hvis ikke den er blevet afholdt. Du kan dog også i samarbejde med medarbejderen vælge tidlig udbetaling af feriepengene – herunder udbetaling af decimalferie – eller overførsel af feriedage.
Læs med her, og bliv klog på dine muligheder og forpligtelser frem til ferieafholdelsesperiodens udløb den 31. december.
Styr på begreberne?
Ferieåret (eller ferieoptjeningsåret) går fra 1. september til 31. august. Her optjener medarbedjeren sin ferie.
Ferieafholdelsesåret (eller ferieafholdelsesperioden) går fra 1. september til 31. december året efter. Her skal medarbejderen afholde den ferie, medarbejderen har opsparet i løbet af ferieåret.
Undgå ferietab – vær i god tid
Det er i alles interesse, at medarbejderne får afholdt deres ferie, og at der ikke opstår stress og frustration omkring det i sidste øjeblik. Hvis din medarbejder ikke får afholdt hele ferien inden årets afslutning, og du ikke foretager dig noget, mister medarbejderen nemlig retten til sin direktivbeskyttede ferie.
Du slipper dog som arbejdsgiver ikke for at betale feriepengene. Dem skal du nemlig stadig udbetale til Arbejdsmarkedets Feriefond – det er bare ikke din medarbejder, der nyder godt af dem. En god planlægning sikrer derfor, at ferien bliver afholdt på en hensigtsmæssig måde for både medarbejderen og virksomheden.
Mulighed for tidlig udbetaling af 5. ferieuge
5. ferieuge skal som udgangspunkt udbetales til medarbejderen efter 31. december og inden ultimo marts, hvis ikke den er blevet afholdt. Som nævnt kan I dog overveje at indgå en aftale om tidlig udbetaling af feriedage, der ligger ud over 20 dage. Medarbejder og arbejdsgiver kan aftale, at sådanne dage kan udbetales allerede umiddelbart efter udløbet af ferieåret og helt hen til udløbet af ferieafholdelsesperioden den 31. december.
Det er dog vigtigt at bemærke, at en sådan aftale skal være skriftlig, og at der muligvis skal udfyldes en særlig blanket til ansøgning om overskydende ferie, inden I kan foretage udbetalingen. Medarbejdere, som er deltidsansatte, eller som er ansat skævt i ferieåret, vil nemlig ikke nødvendigvis have ret til udbetaling.
Blanketten kaldes “Ansøgning om overskydende ferie” og findes bl.a. på Borger.dk. Når du udfylder blanketten, vil du blive instrueret i, om du kan fortsætte udbetalingen af feriedagene eller skal afvente FerieKontos afgørelse.
Har medarbejderen været ansat hele ferieåret på fuld tid hos jer, slipper I dog for blanketten.
Ny mulighed for udbetaling af decimalferie
Som noget nyt har vi nu mulighed for at udbetale “decimalferie” efter ferieårets udløb den 31. august og frem mod den 31. december. Det forudsætter dog, at alle andre optjente hele feriedage er afholdt, således at der kun er én rest tilbage, der udgør mindre end 1 feriedag.
Dette scenarie kan fx opstå, hvis medarbejderen ikke har været ansat i et helt ferieår og derfor ikke vil kunne optjene et helt antal feriedage.
Eksempel: Medarbejderen blev ansat den 1. november 2023 og vil i indeværende ferieår optjene 20,80 feriedage. Kun de 20 kan afholdes som hele dage. Decimalferien på 0,80 kan medarbejderen anmode om at få udbetalt mellem den 1. september 2024 og den 31. december 2024.
Decimalferien skal alene udbetales, hvis medarbejderen anmoder om det i den nævnte periode. Sker det ikke, skal decimalferien håndteres efter ferieafholdelsesperiodens udløb.
Overførsel af 5. ferieuge
Kan virksomheden og medarbejderen blive enige om det, er det også muligt at indgå en aftale om at overføre ferie optjent ud over 20 dage til den efterfølgende ferieafholdelsesperiode. Aftalen skal bare indgås skriftligt senest den 31. december.
Er I omfattet af en eller flere overenskomster, skal du huske at tjekke, om der er begrænsninger i forhold til ferielovens regel om overførsel af ferie optjent ud over 20 dage.
Sådan kommer du i mål med planlægningen
For at undgå sidste-øjebliks-udfordringer opfordrer vi jer til at tage en snak med jeres medarbejdere om deres ferieplaner for resten af ferieafholdelsesperioden i løbet af de kommende uger.
Dette giver både virksomheden og medarbejderen mulighed for at planlægge på en måde, der tilgodeser både driftsbehov og medarbejderens ønsker.
Sådan gør I:
- Gennemgå ferieoversigter: Tag et kig på, hvor mange feriedage den enkelte medarbejder har tilbage.
- Oplys medarbejderne: Er der ferie tilbage, der skal afholdes inden udløbet af ferieafholdelsesperioden i år, er det en god ide at minde dem om, hvor mange dage det drejer sig om. Og har I særlige politikker om overførsel eller tidlig udbetaling af ferie optjent ud over 20 dage, kan de også med fordel blive mindet om det.
- Planlæg samtaler: Sørg for, at lederne får talt med deres medarbejdere om, hvad der skal ske med feriedagene, herunder om de skal afvikles, udbetales eller overføres.
- Varsling: Ønsker virksomheden at pålægge medarbejderne at holde ferie, skal ferien varsles med det korrekte varsel i henhold til ferielovens regler. Vi anbefaler, at det gøres skriftligt af dokumentationsmæssige hensyn.
- Lav aftaler: Indgå skriftlige aftaler om tidlig udbetaling af ferie eller overførsel af feriedage, hvis det bliver relevant.
Det sker på lønsedlen
Når vi den 1. september træder ind i et nyt ferieår, påvirker det både ferieregnskabet og feriesaldi. Feriesaldi nederst på lønsedlen nulstilles pr. 31. august, og en ny optjeningsperiode begynder fra 1. september.
For at give dig et klart overblik vil du modtage en feriepengeopgørelse i e-arkiv, eller du kan danne en rapport i DataLøn.
Mellem 1. september og 31. december vil ferieregnskabet vise en opdeling mellem feriedage fra det nye og det foregående optjeningsår. Dette gør det lettere for dine medarbejdere at se, hvilke feriedage der hører til hvilken periode.
Husk at udbetale sidste rate af ferietillægget
Udbetaler i ferielægget to gange årligt? Så skal du huske at udbetale den sidste rate af ferietillægget med lønnen for august. Denne rate dækker over den ferie, som medarbejderne har optjent fra juni til august.
Husk, at medarbejdere, der fratræder ved udgangen af august, kun skal have udbetalt ferietillæg for feriedage, der afholdes inden fratrædelsen, og som der ikke endnu er udbetalt ferietillæg for.
