Marts er måske ikke ligefrem højsæson for solhat og strandture (vi er trods alt stadig i Danmark). Men selvom sommervejret lader vente på sig, skal du som arbejdsgiver finde feriehumøret frem allerede nu. Sommerferien skal nemlig planlægges, hvis både drift og medarbejdere skal gå sommeren i møde uden kalenderkaos.
Vil du have styr på sommerferieplanlægningen og sikre en god balance mellem ferieloven, varslinger og medarbejdernes ferieplaner? Så er det en god idé at komme i gang nu.
Vi giver dig det fulde overblik, så du kan holde både forretning, medarbejdere og sommerstemning på rette kurs.
Få styr på hovedferien, før kalenderen siger sommer
Lad os starte med det vigtigste: Dine medarbejdere har ret til 3 ugers sammenhængende ferie mellem d. 1. maj og 30. september. Det er det, vi kalder hovedferien – og den skal selvfølgelig planlægges, så dine medarbejderes solskinsdrømme og virksomhedens drift går op i en højere enhed.
Som arbejdsgiver skal du så vidt muligt imødekomme dine medarbejderes ferieønsker. Men hvis det ikke kan lade sig gøre på grund af driften, er det dig, der må tage chefkasketten på og beslutte, hvornår ferien skal placeres. Du skal bare huske én vigtig ting – varslingen.
Hvis du selv fastsætter hovedferien, skal du give besked mindst 3 måneder før ferien starter. Jep, det betyder, at hvis din medarbejder skal holde ferie fra d. 23. juni og 3 uger frem, skal du allerede give besked senest d. 22. marts – mens resten af Danmark stadig prøver at finde ud af, om det overhovedet er tid til at pakke vintertøjet væk.
Husk: Varslingen skal være helt konkret – dvs. præcise datoer eller uger. “Sidst i juni” dur altså ikke.
Varslingen kan godt gives mundtligt, men vi anbefaler klart, at du skriver det ned. For tillid er godt – men dokumentation er endnu bedre.
Husk de små (og deres forældre)
Når du planlægger sommerferien, skal du tage særligt hensyn til medarbejdere med skolebørn. Ferieloven kræver, at de får mulighed for at holde ferie i skolernes sommerferie – så kabalen med madpakker, familieture og fodboldstævner går op.
Når skoleferie-ønskerne er på plads, kan du fordele resten af ferierne, så der både er bemanding på kontoret og glade medarbejdere i sommerlandet.
Sommerferie i september?
Ja, men… Du kan ikke bare beslutte, at din medarbejder skal holde hovedferien i september, hvis det betyder, at medarbejderen ikke har haft mulighed for at holde 3 ugers sammenhængende hovedferie i perioden 1. maj til 30. september eller afholde 4 ugers optjent ferie i det afsluttede ferieår.
Ferieloven kræver, at medarbejderen skal have mulighed for at holde 4 ugers ferie i ferieåret, hvoraf 3 uger skal placeres sammenhængende i hovedferieperioden. September er sidste måned i hovedferieperioden, men samtidig første måned i det nye ferieår. Så selvom september stadig føles som sommer, tæller den med i det nye ferieår – og det må ikke fratage medarbejderen retten til at holde ferie i det forrige ferieår.
Men hvis medarbejderen selv drømmer om september-ferie, er det selvfølgelig helt i orden. Så længe I er enige, kan hovedferien sagtens placeres der.
Nye medarbejdere og hovedferien
Når du ansætter en ny medarbejder tæt på sommerferien, kan feriekontoen godt se lidt tynd ud. Medarbejderen har dog stadig ret til at holde sine optjente feriedage som sammenhængende ferie i hovedferieperioden.
Starter medarbejderen fx 1. marts uden opsparet ferie fra tidligere job, vil hun typisk have omkring 8,32 feriedage til juli. Det er ikke helt nok til 3 uger med solhat og sand mellem tæerne. Her kan I aftale enten ferie på forskud eller fri uden løn for de manglende dage. Det vigtigste er at få styr på det i god tid, så både forventninger og ferieplaner er på plads, inden sommeren banker på døren.
Ferie på forskud – en fleksibel løsning
Som arbejdsgiver har du mulighed for at tilbyde ferie på forskud, hvis en ny medarbejder endnu ikke har optjent nok feriedage. Aftalen betyder, at medarbejderen låner de manglende feriedage og betaler dem tilbage ved at optjene feriedage i de kommende måneder.
Her er det vigtigt at holde øje med ferieåret, der slutter d. 31. august. Giver du 4 dage på forskud i juli, passer det perfekt – medarbejderen optjener nemlig 2 feriedage i juli og 2 i august, så alt går op. Men giver du 5 dage på forskud? Så hænger du selv på den sidste dag, da den ikke kan nå at blive optjent, inden ferieåret slutter.
Med en klar aftale kan du hjælpe din nye medarbejder godt på vej til en velfortjent sommerferie.
Kollektiv ferielukning – når hele biksen går på sommerferie
Hvis din virksomhed skal holde ferielukket, gælder de samme regler som for almindelig ferie: Medarbejderne skal varsles mindst 3 måneder i forvejen.
Holder I fx ferielukket i uge 28 og 29 (7.-18. juli), skal dine medarbejdere have besked senest d. 6. april. Og gerne skriftligt – via opslag i kantinen, på intranettet eller i personalehåndbogen.
Men varslingen er kun første skridt.
Du skal også sikre, at dine medarbejdere har optjent nok feriedage til at dække ferielukningen. Hvis de ikke har det, kan det betyde, at du ender med at betale fuld løn for dage, hvor der ikke er optjent ferie. Og så kan sommerfest-budgettet hurtigt blive presset.
Så hvad gør du, hvis regnestykket ikke går op?
Forestil dig, at en medarbejder har 12 optjente feriedage, men ønsker at bruge 5 af dem i juni. Det kan skabe underskud på feriekontoen, når ferielukningen i uge 28 og 29 nærmer sig.
I sådan en situation har du 2 muligheder:
- Afvise ferieønsket i juni, så medarbejderen har nok feriedage til ferielukningen.
- Tilbyde ferie på forskud, hvor de manglende dage trækkes fra fremtidig optjening (hvis medarbejderen stopper før regnestykket er udlignet, kan du trække de manglende dage fra lønnen).
Selvom din virksomhed kun holder lukket i 2 uger, har medarbejderne stadig ret til 3 ugers sammenhængende ferie i hovedferieperioden. Derfor skal den sidste uge enten placeres før eller efter ferielukningen.
Nye medarbejdere og ferielukning
Hvis du ansætter en ny medarbejder kort før den kollektive ferielukningen, så tænk ferievarsling allerede i starten af ansættelsen eller under rekrutteringen.
Når medarbejderen er startet, bør de feriedage, der optjenes, så vidt muligt gemmes til ferielukningen – så der er nok til at dække perioden, hvor virksomheden holder lukket. Men hvis der stadig mangler dage i regnestykket, kan du tilbyde din medarbejder at holde fri uden løn for de dage, der ikke er optjent eller lave en aftale om ferie på forskud.
Jo tidligere I tager snakken, jo færre overraskelser kommer der. Du ved, inden nogen drømmer sig for langt væk i sommerhusplaner.
Kort fortalt: Kom i gang i god tid!
En smidig ferieplanlægning behøver ikke at være besværlig. Med et par enkle greb kan du skabe overblik, imødekomme ønsker og sikre, at reglerne overholdes. Her får du de vigtigste trin:
-
- Få ferieønskerne på plads – især fra dem med skolebørn og sommerhus.
- Få ferieønskerne på plads – især fra dem med skolebørn og sommerhus.
-
- Varsle ferie min. 3 måneder før og vær præcis med datoerne.
- Tjek op på dine medarbejderes feriesaldi, så der ikke pludselig mangler dage til ferielukningen.
- Overvej ferie på forskud til nye medarbejdere, hvis feriekontoen er lidt tynd, men feriehumøret er højt.
- Husk at varsle kollektiv ferielukning skriftligt – et opslag i kantinen, intranettet eller personalehåndbogen gør tricket.
- Varsle ferie min. 3 måneder før og vær præcis med datoerne.
Jo bedre du har styr på planen nu, jo mere kan både du og dine medarbejdere nyde sommeren – uden panikmails fra kontoret.
Og hey – så kan du selv holde ferie med god samvittighed. Win-win!
