Guide: Når din medarbejder bliver syg i ferien
Takket være ferieloven har vi alle ret til ferie, så vi kan samle kræfter ved at holde fri. Men et brækket ben på vandreferien i Schweiz eller en omgang sommerinfluenza inden togafgangen til Mols Bjerge kan hurtigt ødelægge ferien.
Når man er sygemeldt, er man derfor det, man kalder feriehindret. Man kan altså som udgangspunkt ikke gå på ferie, når man er syg.
Så hvad gør du som arbejdsgiver, når det sker for en af dine medarbejdere? Hvordan håndhæver du hhv. medarbejderens og virksomhedens rettigheder?
Vi har gjort det nemt for dig at navigere i ferielovens mange bestemmelser og afgøre, hvad medarbejderen har ret til, når vedkommende bliver syg. Læs guiden, og bliv skarp på, hvad der gælder i de to forskellige scenarier: når medarbejderen bliver syg, inden ferien er startet; og når medarbejderen bliver syg, efter ferien er startet.
Til slut kan du også læse, hvornår du som arbejdsgiver faktisk har ret til at afbryde medarbejderens planlagte ferie, hvis det er virksomhedens helbred, der er på spil…
Medarbejderen bliver syg, inden ferien er startet
Hvis en medarbejder bliver syg, inden ferien påbegyndes, kan vedkommende selv beslutte, om ferieplanerne skal fastholdes. Man har nemlig ikke pligt til at begynde ferien, hvis man bliver syg, inden ferien begynder.
Sygemelder medarbejderen sig rettidigt og i overensstemmelse med virksomhedens sygefraværspolitik, har medarbejderen derfor ret til at udskyde ferien til et senere tidspunkt. Hvornår ferien skal placeres, aftaler du med medarbejderen, eller du varsler den til afholdelse efter ferielovens almindelige varslingsregler.
Bliver medarbejderen rask igen, inden den oprindeligt planlagte ferie er slut, skal medarbejderen kontakte jer og oplyse, om de sidste feriedage afholdes, eller om arbejdet genoptages.
FAKTATJEK: Hvornår starter ferien egentlig?
For at vide om medarbejderen er blevet syg, før eller efter ferien er påbegyndt, skal I have styr på, hvornår medarbejdernes ferie er startet.
Selvom mange jo nok synes, at ferien er startet, i det øjeblik man pakker sammen og vinker farvel til sine kolleger, så begynder medarbejderens ferie først på det tidspunkt, deres normale arbejdsdag ville være begyndt.
Hvis fx medarbejderen normalt starter sin arbejdsuge mandag kl. 8.00, så vil medarbejderens ferie også først begynde mandag kl. 8.00. Også selvom vedkommende måske er kørt i sommerhus om lørdagen. Kommer sygemeldingen frem til jer inden kl. 8.00 mandag morgen – ja, så er medarbejderen syg, inden ferien er startet.
Medarbejderen bliver syg, efter ferien er startet
En helt anden situation udspiller sig, når medarbejderen melder sig syg, efter vedkommende er gået på ferie. Hvis man opfylder to betingelser, vil man stadig have ret til erstatningsferie, men man har ikke nødvendigvis ret til at få erstattet alle de feriedage, man mistede til sygdom. Lad os tage en ting ad gangen.
Hvornår har man ret til erstatningsferie?
Hvis en medarbejder bliver syg, efter ferien er begyndt, har vedkommende ret til erstatningsferie, under disse betingelser:
- Medarbejderen har sygemeldt sig korrekt i overensstemmelse med den sygefraværspolitik, der gælder for jeres virksomhed
- Medarbejderen sørger (og betaler selv) for lægelig dokumentation.
Disse to betingelser har det formål, at I ved, fra hvilken dato, I skal beregne sygefraværet. Det vil nemlig fremgå af lægeerklæringen og skal gerne stemme overens med sygemeldingstidspunktet. Derudover giver det jer dokumentation for, at medarbejderen faktisk er uarbejdsdygtig pga. sygdom. Opfylder medarbejderen de to betingelser, har vedkommende krav på at få erstatningsferie.
Har medarbejderen ret til at få erstattet alle feriedage?
Nej. Hvis medarbejderen er blevet syg, efter ferien er påbegyndt, har arbejdsgiver ret til at pålægge medarbejderen at afholde karensdage – altså feriedage, som medarbejderen ikke kan få erstattet. Medarbejderen har først ret til erstatningsferiedage, efter karensdagene er afholdt. Karensdagene svarer til 1/5 af vedkommendes forventede feriedage inden for et ferieår.
Eksempel 1:
En medarbejder, der kan optjene 25 feriedage i et ferieår, vil have ret til erstatningsferie, når vedkommende i det pågældende ferieår har været syg under ferie i mere end 5 dage. Det vil sige, at en sådan medarbejder, der bliver syg under sin ferie, ikke får erstattet de første 5 feriedage. Først efter disse karensdage vil medarbejderen rent teknisk overgå til at være syg og have ret til erstatningsferie.
Vær opmærksom på, at der er tale om 5 karensdage i alt inden for et ferieår, og at når en medarbejder har været syg under ferie i de 5 karensdage, gives der resten af ferieåret erstatningsferie uden krav om karensdage, hvis der igen skulle opstå sygdom under ferie. Når et nyt ferieår starter, starter man også forfra med at tælle karensdage.
Hvad hvis medarbejderen ikke er ansat hele ferieåret?
Hvis medarbejderen tiltræder i løbet af ferieåret, eller hvis I ved, at medarbejderen vil fratræde i løbet af ferieåret, skal I have lommeregneren frem. Så vil du nemlig ikke kunne gøre brug af alle 5 karensdage.
Karensdage-beregneren:
Antal måneder medarbejderen forventes at være ansat inden for ferieåret x 2,08 / 5 = antal karensdage
(Der rundes ned til et helt tal, hvis beregningen giver et skævt tal.)
Eksempel 2:
En medarbejder bliver ansat 1. december i en tidsubegrænset ansættelse. I juli året efter bliver medarbejderen syg under ferie, og der skal beregnes karensdage for at finde ud af, hvor mange feriedage der ikke skal gives erstatningsferie for i det pågældende ferieår.
Det forventes, at medarbejderen ved ferieårets udgang den 31. august har optjent 9 måneder x 2,08 feriedage hos denne arbejdsgiver = 18,72 feriedage i alt. Af disse udgør 1/5 karensdage. Det vil sige, at der er 18,72/5 = 3,7 karensdage for denne medarbejder. Karensdage rundes altid ned til første hele tal, således at medarbejderens 3 første sygedage under ferien ikke erstattes, mens resten af medarbejderens planlagte ferie vil kunne holdes på et senere tidspunkt.
Tjekliste til arbejdsgiver:
- Hav styr på virksomhedens sygefraværspolitik – ved medarbejderne, hvordan, hvornår og til hvem de skal sygemelde sig?
- Hav styr på dato og tidspunktet medarbejderen meldte sig syg – var det før eller efter, ferien startede?
- Hør medarbejderen om vedkommende vil 1) fastholde sine ferieplaner (evt. fordi medarbejderen forventer kortvarigt sygefravær) eller 2) udskyde sin ferie til senere tidspunkt.
- Få reguleret ferieregnskabet, så medarbejderens ferieregnskab stemmer efter sygemelding. Sygdom er en feriehindring, så medarbejderen kan ikke være sygemeldt og afholde ferie på de samme dage.
Når virksomheden holder kollektivt ferielukket
Hvad hvis en medarbejder bliver syg under ferielukningen?
Når virksomheden gør brug af kollektiv ferielukning, behandles sygemeldingen på samme måde som nævnt ovenfor, med hensyn til karensdage og sygemelding før eller under medarbejderens ferie.
Derudover skal virksomhedens sygefraværspolitik og retningslinjer afklare, hvad medarbejderen skal foretage sig, hvis de skulle blive syge under ferien. Til hvem og hvordan skal medarbejderen sygemelde sig, nu hvor alle, herunder den nærmeste leder, også er på ferie?
Det vil være en god idé at sikre, at der altid findes en ansvarlig, der kan være backup til at modtage sygemeldingerne.
Hvad hvis medarbejderen bliver rask igen under ferielukningen?
Her vil de risici, der er forbundet med en kollektiv ferielukning, som altovervejende udgangspunkt være virksomhedens. Det vil sige, at det også i en situation med kollektiv ferielukning vil være op til medarbejderen, om vedkommende vil holde ferie fra raskmeldingstidspunktet og frem til slutningen af den oprindeligt varslede ferie eller ej.
Ønsker medarbejderen ikke at holde ferie de resterende dage af ferieperioden, skal virksomheden betale løn, selvom det ikke er muligt at udføre arbejde på grund af den kollektive ferielukning.
En langtidssygemeldt medarbejder kan også holde ferie
Ferielovens hovedregel er som sagt, at sygdom er en feriehindring. Så en medarbejder kan som udgangspunkt ikke holde sommerferie, når de er sygemeldte.
Men i nogle tilfælde kan medarbejderen have et ønske om at holde ferie, selvom de er syge. Fx når medarbejderen er langtidssygemeldt, og det måske vil være til gavn for medarbejderen at komme væk på ferie.
For at det kan lade sig gøre, er det vigtigt, at arbejdsgiver og medarbejder sammen med medarbejderens bopælskommune aftaler, at medarbejderen kan holde ferie trods sin sygemelding og dermed bliver “teknisk raskmeldt”. Efter ferien vil medarbejderen igen være sygemeldt.
Hvis ferien ikke bliver aftalt med kommunen, vil det blive betragtet som en reel raskmelding, hvis medarbejderen afholder ferie. Hvis medarbejderen fortsat er syg, når ferien slutter, vil det blive betragtet som en ny sygemelding, selvom det drejer sig om samme sygdom.
I det tilfælde vil arbejdsgiverperioden på 30 kalenderdage begynde på ny, og virksomheden vil som udgangspunkt ikke have ret til sygedagpengerefusion i den nye arbejdsgiverperiode. Derfor er det vigtigt, at du som arbejdsgiver sikrer dig, at medarbejderen har fået en teknisk raskmelding, før du giver medarbejderen tilladelse til at holde ferie.
Kan virksomheden afbryde medarbejderens planlagte ferie?
En gang imellem får vi spørgsmålet, om man kan aflyse en medarbejders planlagte eller varslede ferie, hvis man pludselig mangler hænder. Og hvor hellig en ferie end kan føles, er svaret: ja, det kan du faktisk godt.
Der findes nemlig en regel i ferieloven, som ikke mange kender til. Den siger, at hvis “væsentlige, upåregnelige driftsmæssige hensyn” gør det nødvendigt, kan I som arbejdsgiver ændre den aftalte ferie. Der skal således en del til, for at I kan sætte en stopper for medarbejderens planlagte ferie, men muligheden findes.
I hvilke situationer er afbrydelse af ferie berettiget?
Som sagt skal “væsentlige, upåregnelige driftsmæssige hensyn” gøre det nødvendigt at kalde en medarbejder på job. Situationen, der gør det nødvendigt at afbryde ferie, skal altså være noget, arbejdsgiveren ikke selv er herre over, og det skal være helt nødvendigt, at det lige netop er denne medarbejder, der skal udføre arbejdet.
For at kunne afbryde en planlagt ferie skal vi derfor ud i force majeure-lignende situationer. Det kunne fx være, at et skybrud rammer, virksomheden bliver oversvømmet, og der er fare for, at virksomhedens maskiner bliver beskadiget, og at driften indstilles. Derfor kaldes virksomhedens eneste maskintekniker på arbejde for at sikre, at driften kan fortsætte. Hvis der derimod er tale om at virksomheden får uventet travlt – måske et par medarbejdere har meldt sig syge, samtidig med at virksomheden får en stor ordre ind – vil det ikke være tilstrækkeligt til at afbryde medarbejderens aftalte ferie.
Må man afbryde en ferie, der allerede er begyndt?
Nej. Reglen for afbrydelse af ferie gælder kun for ferie, som medarbejderen ikke allerede har påbegyndt. Hvis medarbejderens ferie er startet, er det ikke med hjemmel i ferieloven, at arbejdsgiver kan kalde medarbejderen tilbage på job.
Det gælder derfor om at holde styr på, præcis hvornår ferien er startet. Har medarbejderen ferie fra mandag morgen kl. 8:00, kan du som arbejdsgiver i princippet godt nå at afbryde ferien i løbet af weekenden, selvom medarbejderen allerede sad på et fly på vej til Mallorca fredag eftermiddag.
Hvad koster det at afbryde en medarbejders ferie?
Afbryder du en medarbejders planlagte ferie, har medarbejderen dog krav på at få erstattet evt. økonomiske tab pga. ændringen. Det er dog kun medarbejderens egne omkostninger, I skal dække. I skal fx ikke dække omkostninger for en evt. rejsepartner eller fly og hotel for en familie på 8. Desuden har medarbejderen pligt til at begrænse sit tab mest muligt ved fx at forsøge at aflyse flyrejsen eller sommerhusbookingen i tide.
Overvej dog lige en ekstra gang, om omstændighederne i virksomheden er kritiske nok til, at du vil sætte forholdet til din medarbejder på spil. Det er nok de færreste, der ville køre tilbage til Palma Lufthavn og hoppe på et tidligt returfly til Danmark med et smil på læben. Og du kan derfor ende med at stå med både en utilfreds medarbejder og en dyr regning på en ferie til Mallorca, der aldrig blev til noget.
Men hvis ferieafbrydelsen er nødvendig for virksomheden, og du afbryder den, før ferien officielt er begyndt, har du altså rettighederne på din side.
Tag på kursus, og få helt styr på feriereglerne
Er du helt med? Ellers kan det være en god idé at tage med på webinar om, hvordan sygdom og orlov påvirker ferie. På 1,5 time vil vores jurister og lønspecialister sørge for, at ud får helt styr på både optjening og afholdelse af ferie, når din medarbejder er fraværende på grund af sygdom eller barsel, samt hvordan du håndterer det i DataLøn.
Du kan også tilmelde dig et af vores mange andre kurser om ferie – så slipper du for selv at navigere rundt i ferielovens mange bestemmelser.
Vil du have artikler som denne direkte i din indbakke?
Så tilmeld dig DataLøns nyhedsbrev, og modtag guides, tips og tricks, mens du holder dig opdateret på ny lovgivning inden for løn og HR.