Disse medarbejdere kan undtages tidsregistrering

Tidsregistreringspligten er nu en realitet – gælder den for alle?

Vi har passeret den 1. juli 2024, og reglerne om tidsregistrering er nu trådt i kraft. De nye regler har ført til mange spørgsmål det seneste halve år, og ét, der ofte bliver stillet til os jurister, drejer sig om, hvilke medarbejdere der skal registrere arbejdstid – og hvilke der eventuelt kan undtages. 

Arbejdstidsloven og arbejdsmiljøloven omfatter “lønmodtagere”. Personer, der ikke er at betragte som lønmodtagere i juridisk forstand (fx en administrerende direktør), falder derfor uden for lovenes beskyttelsesområde og er ikke omfattet af reglerne. Dermed heller ikke reglerne om registrering af arbejdstid. 

Er der derimod tale om “ægte” lønmodtagere, er udgangspunktet, at disse skal registrere deres arbejdstid i henhold til arbejdstidslovens regler. Dog er der en enkelt undtagelse hertil, og den gælder for lønmodtagere, der opfylder betingelserne for at være “selvtilrettelægger”, og som indgår aftale om, at arbejdstidslovens §§ 3, 4 og 5 (retten til pause, 48-timersreglen og varighed af natarbejde) ikke gælder for ansættelsesforholdet.

Er disse forhold til stede, skal lønmodtageren ikke registrere sin arbejdstid i henhold til lovens regler. 

Hvordan defineres en “selvtilrettelægger”?

En medarbejder falder ind under betegnelsen "selvtilrettelægger", hvis:

• arbejdstidens længde ikke kan måles og/eller fastlægges på forhånd, eller
• medarbejderen selv kan fastsætte sin arbejdstid

OG der enten er tale om en medarbejder med:

• ledelsesmæssige funktioner, eller
• beføjelse til at træffe selvstændige beslutninger.

Det er dog ikke helt enkelt at vurdere, om en medarbejder opfylder de krav. Undtagelsesbestemmelsen er ny i dansk ret, hvilket indebærer, at der endnu ikke foreligger dansk retspraksis, som kan supplere lovens tekst med hensyn til forståelse af, hvad det vil sige at være "selvtilrettelægger." Der kan dog hentes lidt vejledning fra EU-Domstolen samt fra EU-Kommissionens fortolkning af direktivets selvtilrettelæggerbegreb.

Kommissionen understreger bl.a., at undtagelsesreglen ikke må fortolkes bredt og ikke kan anvendes på en hel kategori af medarbejdere. Når virksomheden skal til at vurdere, om nogle af deres ansatte kan være selvtilrettelæggere, er det således et krav, at vurderingen bliver foretaget konkret og individuelt for hver enkelt medarbejder.  

Kommissionen har givet nogle eksempler på, hvem der kan være omfattet af begrebet, og nævner:

• visse højtstående ledere, hvis arbejdstid som helhed ikke måles eller fastsættes på forhånd, eftersom de ikke er forpligtet til at være på arbejdspladsen på bestemte tidspunkter, men selvstændigt kan bestemme deres tidsplan
• visse eksperter
• erfarne advokater i et ansættelsesforhold
• akademikere, der har betydelig frihed til at bestemme deres arbejdstid.

Disse eksempler uddybes dog ikke nærmere, så vi må trække på EU-Domstolens retspraksis, hvis vi skal spore os yderligere ind på, hvad det vil sige at være selvtilrettelægger.

Disse elementer kan indgå i vurderingen

Ud af den sparsomme retspraksis, som findes på nuværende tidspunkt, kan man udlede, at følgende elementer blandt andre kan indgå i vurderingen:

• Hvor stor indflydelse medarbejderen har på arbejdsomfanget
• Hvor stor indflydelse medarbejderen har på, hvorfra arbejdet udføres
• Hvor stor indflydelse medarbejderen har på, hvornår arbejdet udføres (tid/dag)

Og husk på, at medarbejderen i øvrigt enten skal have ledelsesmæssige funktioner eller have beføjelser til at kunne træffe selvstændige beslutninger.

Det vil i sidste ende afhænge af en konkret vurdering, om lønmodtagerens stilling har en sådan karakter, at det vil være muligt for vedkommende selv at sikre tilpas hvile mv. og ikke har behov for at være omfattet af reglernes beskyttelse – og således kan betragtes som selvtilrettelægger. 

Skal du foretage denne vurdering, så husk på, at det kan være, at der i den konkrete situation vil være andre eller supplerende elementer, der vil være relevante at lade indgå i vurderingen, ligesom at de angivne elementer ikke behøver hver især at være 100 % til stede.

For eksempel kan en medarbejder stadig betragtes som selvtilrettelægger, selvom de er forpligtet til at deltage i et ugentligt resultatmøde på et forudbestemt tidspunkt. Hvorimod en medarbejder, der er underlagt faste arbejdstider i større dele af dagen (fixtid), som udgangspunkt ikke vil være selvtilrettelægger.

Hvad er konsekvenserne ved at være selvtilrettelægger?

Hvis en medarbejder er selvtilrettelægger, og det aftales, at medarbejderen ikke er omfattet af lovens §§ 3, 4, og 5, skal vedkommende som sagt ikke tidsregistrere. Det betyder, at medarbejderen ikke længere er omfattet af reglerne om:

• Daglig hviletid (11-timersreglen)
• Pauser
• Ugentlig hviletid (ugentlig fridøgn)
• Maksimal ugentlig arbejdstid (48-timersreglen)
• Varighed af natarbejde

Krav til selvtilrettelæggeres ansættelseskontrakt

Ifølge arbejdstidslovens regler skal det fremgå af ansættelseskontrakten, hvis det aftales, at medarbejderen ikke er omfattet af lovens §§ 3, 4, og 5 – og derfor ikke skal tidsregistrere. I bemærkningerne til loven angives, at dette kan ske ved ansættelsen eller gennem en skriftlig aftale som et tillæg til en eksisterende ansættelseskontrakt.

Tillægget til kontrakten er et krav og skal anvendes, hvis man på baggrund af en konkret vurdering kommer frem til, at vedkommende er at betragte som selvtilrettelægger, og man derefter bliver enige om, at reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid, pauser og maksimal arbejdstid for natarbejde ikke skal gælde i ansættelsesforholdet. 

Vi har udarbejdet et tillæg til ansættelseskontrakten, som du kan bestille her.

Hvis I har brug for sparring til at udforme kontraktvilkår til kontraktskabeloner til fremtidige ansættelser, kan I få rådgivning på tlf. 7227 9016. Vær opmærksom på, at denne telefoniske rådgivning er tilgængelig uden yderligere fakturering, såfremt I har Ekspert-abonnement eller i øvrigt abonnerer på vores juridiske hotline.

Husk: Tillægget afgør ikke, om du rent faktisk er selvtilrettelægger

Vær opmærksom på, at tillægget i sig selv ikke udgør en juridisk vurdering. I kan med andre ord ikke bare skrive jer frem til, at nogen er selvtilrettelægger.

Bruger du tillægget til en medarbejder, som efterfølgende måtte vise sig ikke at være selvtilrettelægger, vil kontraktgrundlaget være forkert, og medarbejderen vil bl.a. kunne kræve en godtgørelse for mangelfuldt ansættelsesbevis, have mangelfulde tidsregistreringer og i øvrigt have krav på den beskyttelse, der ligger i arbejdsmiljøloven og arbejdstidsloven.

Er vurderingen korrekt, men kontrakten/kontrakttillægget mangelfuldt kan dette ligeledes føre til krav om betaling af godtgørelse mv., hvorfor det er vigtigt at være grundig med udarbejdelsen. Du kan med fordel bestille vores skabelon til ansættelseskontrakttillæg nedenfor. 

Bestil tillæg til ansættelseskontrakt til selvtilrettelæggere

Har I en eller flere selvtilrettelæggere ansat i virksomheden? Så kan I skriftligt aftale, at arbejdstidslovens §§ 3,4 og 5 ikke finder anvendelse. Gør I det, er medarbejderen ikke forpligtet til at registrere arbejdstid. Denne skriftlige aftale skal gives som et tillæg til deres eksisterende ansættelseskontrakt.

Skabelonen er udarbejdet i Word, så I kan indsætte medarbejderens navn og kontaktoplysninger samt arbejdsgiverens oplysninger. Skabelonen er udarbejdet på dansk. 

Hvis I ændrer i skabelonen, udover de steder, hvor det er markeret, at I kan tilføje jeres oplysninger, kan vi ikke længere stå inde for, at tillægget lever op til den ansættelsesretlige lovgivning.

Du skal være opmærksom på, at tillægget i sig selv ikke har nogen indflydelse på, hvorvidt medarbejderen rent faktisk opfylder betingelserne for at være selvtilrettelægger eller ej. Det er de allerede eksisterende ansættelsesvilkår, der er afgørende herfor. Du skal således, inden tillægget udleveres, selv foretage en konkret vurdering af medarbejderens ansættelsesvilkår og på den baggrund finde ud af, om vedkommende er selvtilrettelægger i lovens forstand, og om der i den forbindelse er behov for et tillæg til vedkommendes ansættelseskontrakt indeholdende relevante oplysninger og aftaler.

Prisen på skabelonen er kr. 899,00 ekskl. moms.

Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte juristerne på tlf. 72 27 90 16 eller HRjura@visma.com.