Med en fortegnelse slår I to fluer med ét smæk: I opfylder jeres GDPR-pligt – og ikke mindst gør I resten af jeres GDPR-liv nemmere. For fortegnelsen giver jer overblik. Når I først har den grundlæggende fortegnelse på plads, kan I langt lettere opfylde andre krav, GDPR stiller til jer, blandt andet at føre en hændelseslog. Det er noget, som Datatilsynet interesserer sig for.

Hvad, hvorfor og hvordan?

Få overblik over de persondata, I behandler

✓ Hvad er en fortegnelse? Se det som en slags aktuel, beskrivende lagerbeholdning. Fortegnelsen er jeres hvem, hvad, hvor over de persondata, I behandler og opbevarer på den ene, anden eller tredje måde.

✓ Hvorfor en fortegnelse? Selvfølgelig ikke bare fordi I skal, men fordi en kortlægning af, hvilke persondata I behandler i jeres virksomhed, vil få jer til at opdage, hvis og hvor der er huller i osten. Hvis man ikke ved, at der er noget galt, er det som bekendt svært at gøre noget ved det. Den køber Datatilsynet bare ikke, hvis de skulle komme forbi.

✓ Hvordan ser en fortegnelse ud? Der er frit slag, men en god måde at skabe overblik er at stille det op i en matrix. Det gør det også nemt at supplere med nye informationer. I skal tænke på fortegnelsen som et levende dokument.

Tjekliste til at opbygge jeres fortegnelse

Helt overordnet skal virksomhedens kontaktoplysninger fremgå – gerne med en specifik kontaktperson. Dertil skal følgende informationer med, og stiller I det op i en matrix, går I i gang med rækker og kolonner:

✓ Hvis og hvilke persondata behandler I?

De fleste virksomheder vil her have flere overordnede kategorier, for eksempel "kunder" og "medarbejdere". Under hver af disse kategorier bør I udpensle præcis hvilke data, det drejer sig om.

• • Under "medarbejdere" kunne det være navn, adresse, cpr-nummer, lønoplysninger, testresultater, fagforeningsmedlemskab, log over adgangskort eller over mails.
  • Under "kunder" kunne det være e-mailadresser, mailkorrespondance, telefon-logs eller cookie-information fra hjemmesiden.Gå jeres processer igennem med en tættekam for at få alle oplysningerne med.

Er i klar til loven om tidsregistrering? Læs om DataLøns tidsregistreringssystem

✓ Hvor dyr eller følsom er den enkelte oplysning?

Det vil sige, er personoplysningen almindelig (for eksempel navn), fortrolig (for eksempel CPR-nummer) eller følsom (for eksempel fagforeningsmedlemskab)? Det fortæller jer noget om, hvor godt I skal passe på den.

✓ Hvor har I hver enkelt personoplysning fra?

Notér det ud for hver oplysning. Er det kunden eller medarbejderen selv, der har afgivet informationen? Eller er det jer som arbejdsgiver, der har indsamlet den?

✓ Hvor opbevarer I personoplysningerne?

På papir og/eller digitalt? Ligger digitale data eksternt, skal I sørge for at have databehandleraftaler på plads, og have styr på hvor deres datacentre befinder sig. Det er vigtigt at vide og notere, om det er inden eller uden for EU, da der er skrappe regler for, hvilke data der overhovedet må ligge uden for EU. Retsgrundlaget skal stå helt klart – og skrives ind i fortegnelsen.

✓ Hvem videregiver I personoplysninger til?

Persondata skal generelt ikke deles med eksterne parter. Men når det er nødvendigt – for eksempel når jeres lønbogholder indberetter lønoplysninger til SKAT – skal det skrives ind i fortegnelsen, og lovgrundlaget skal noteres.

✓ Sikkerhedsforanstaltninger:

Hvad gør I aktivt for at sikre personoplysningerne? For eksempel elektronisk adgangsstyring og logning af brug, kryptering, fysisk sikkerhed som adgangskort og lås og slå. Hvis I har nedskrevne politikker og regler på dette område, kan I henvise til disse dokumenter.

Sådan kunne en enkelt række på medarbejderdata i en fortegnelse se ud. Det er et tænkt eksempel, der alene tjener til illustration af princippet.

✓ Har du brug for starthjælp?

Visma DataLøns jurister, der er specialister på det ansættelsesretlige område og GDPR, kan hjælpe dig med at komme videre med din virksomheds fortegnelse. Find ud af, hvor du ender og begynder med en indledende snak: Ring 72 27 90 16.

✓ Du finder en række fokuserede GDPR-webinarer på: dataløn.dk/gdpr-webinar