Ferieåret er ved at nå til vejs ende her i august, og selv om ferieafholdelsesperioden først slutter den 31. december, er det klogt allerede nu at være opmærksom på, hvad der skal ske med ferie, som medarbejderne eventuelt ikke har fået brugt til den tid.

Her får du overblik over de 5 scenarier, der er værd at kende i forbindelse med ferie, som medarbejderne ikke når at holde. Og til sidst får du lidt bonusinfo om såkaldt feriedifferenceberegning.

#1 Den 5. ferieuge kan overføres

Har en medarbejder ikke nået at holde alle sine 25 feriedage, inden ferieafholdelsesperioden ender den 31. december, kan I aftale, at medarbejderen kan overføre den 5. ferieuge. Det er selvfølgelig kun muligt, hvis medarbejderen har optjent mere end 20 feriedage i ferieåret. 

Sådan en aftale skal I altid have på plads senest den 31. december, og den skal altid være på skrift. Og så skal du være opmærksom, hvis virksomheden er omfattet af en overenskomst. En overenskomst kan nemlig indeholde særlige regler omkring den 5. ferieuge. 

Hvis du laver en aftale om at overføre den 5. ferieuge med en medarbejder, der har ret til feriegodtgørelse (modsat ferie med løn), skal du huske at give besked til FerieKonto (eller anden relevant ferieudbetaler).

# 2 Udbetaling af den 5. ferieuge 

Er udgangspunktet det samme som ovenfor, men at I ikke indgår en aftale om at overføre den 5. ferieuge, skal den udbetales. Din frist til at få den udbetalt, er den 31. marts. Du står selv for denne del, hvis medarbejderen er ansat med ferie med løn. Mens det er FerieKonto (eller en anden relevant ferieudbetaler), der udbetaler pengene, når medarbejderen er ansat med feriegodtgørelse. 

# 3 Hvis medarbejderen har mere end den 5. ferieuge tilbage …

En medarbejder kan kun få overført eller udbetalt den 5. ferieuge. Så hvis der er mere ferie end dette, der ikke er holdt, mister medarbejderen retten til den (med mindre der er tale om feriehindring, se #4). Som arbejdsgiver skal du i stedet for afregne dagene til Arbejdsmarkedets Feriefond. 

Eksempel: Anna har optjent 25 dages ferie i ferieåret 1. september 2021 til 31. august 2022. Hun får kun holdt 18 dages ferie i afholdelsesperioden 1. september 2021 til 31. december 2022. Anna får udbetalt 5 feriedage, men mister retten til de sidste 2 feriedage. 

# 4 Medarbejderen har været feriehindret

Har en medarbejder været syg eller på barsel, og har medarbejderen derfor ikke kunnet holde ferie, er der tale om såkaldt feriehindring. Det er lovgivningen, der alene definerer, hvad der anses for en feriehindring, men sygdom og barsel er de absolut hyppigste.

I tilfælde af feriehindring skal alt ikke-afholdt ferie som udgangspunkt overføres, når medarbejderen er feriehindret helt frem til den 31. december, hvor ferieafholdelsesperioden udløber. 

Udbetaling kan kun komme på tale, hvis en medarbejder har været feriehindret i to ferieafholdelseperioder i træk, og feriehindringen altså stadig står på, når den den anden ferieafholdelsesperiode udløber. Det vil så være op til medarbejderen, om ferien skal overføres eller udbetales.

# 5 Hvis der er ekstra feriedage …

Hvis medarbejderne har ekstra feriedage, feriefridage (også kendt som 6. ferieuge), ja i det hele taget ferie der ligger ud over de 5 uger, der er lovreguleret, er det op til arbejdsgiver at beslutte, hvordan feriedage der ikke er blevet brugt i tide, skal håndteres. Her skal du selvfølgelig være opmærksom, hvis virksomheden er omfattet af en overenskomst. Der kan være regler om den 6. ferieuge, som skal følges. 

Bonusinfo om feriedifferenceberegning

Feriedifferenceberegning handler om at sikre, at medarbejdere ansat med ferie med løn får den løn under ferien, der svarer til deres arbejdstid på optjeningstidspunktet.

Feriedifferenceberegning er derfor relevant for dig, hvis du har en eller flere medarbejdere, hvor den aftalte arbejdstid er blevet ændret. Du skal huske, at der skal være tale om en generel ændring af medarbejderens arbejdstid. Du skal altså ikke lave nogen feriedifferenceberegning ved for eksempel overarbejde, eller hvis medarbejderen har været væk på grund af længerevarende sygdom.

Når en medarbejder således er gået op eller ned i tid, skal feriebetalingen altid følge arbejdstiden på optjeningstidspunktet. Så der er sammenhæng mellem optjening og afholdelse. Det betyder, at hvis medarbejderen går ned i tid, får medarbejderen en tilsyneladende højere feriebetaling. Og omvendt hvis medarbejderen går op i tid. Så får medarbejderen en tilsyneladende lavere feriebetaling. Men det er kun tilsyneladende.

Har du timelønnede medarbejdere, som får feriegodtgørelse, skal du ikke tænke på feriedifferenceberegning. Disse medarbejdere får 12,5 procent i feriegodtgørelse løbende, og det vil derfor altid reflektere deres faktiske timeantal/arbejdstid. 

Eksempel på feriedifferenceberegning

Medarbejder Karen arbejder 37 timer i september, men fra oktober går hun ned i tid og arbejder fremover kun 30 timer om ugen. 

I november vil Karen holde 4 feriedage - dem har hun optjent med 2 dage i henholdsvis september og oktober.

I september med 37 timer om ugen, svarer en arbejdsdag for Karen til 7,4 timer.

I oktober med 30 timer om ugen, svarer en arbejdsdag for Karen til 6 timer.

Karen er månedslønnet, så der er brug for at omregne hendes løn til en timeløn. Hendes løn bliver omregnet til 150 kr. i timen.

De første 2 feriedage i november beregnes således ved at gange 7,4 timer med 150 kr.

Og de sidste 2 feriedage beregnes ved at gange 6 timer med 150 kr.

Nu ved du altså hvilken løn Karen skal have under sine 4 dages ferie i november.

Hvis du har spørgsmål til feriedifferenceberegning, eller andet i denne artikel, er du som altid velkommen til at ringe til Visma DataLøns jurister på 72 27 90 16.